ERP System PT. Alpine Renewables Comodities

Problem

PT Alpine Renewables Commodities merupakan anak perusahaan dari PT Alpine Renewables yang bergerak di bidang perkebunan (plantation) dan berlokasi di Medan/Belawan. Tingginya volume pergerakan barang di perusahaan menimbulkan kesulitan dalam proses audit, baik secara internal maupun eksternal. Oleh karena itu, PT Alpine Renewables Commodities membutuhkan sebuah solusi untuk mencatat seluruh data dan pergerakan barang secara mandiri dan terintegrasi, sehingga proses audit untuk keperluan internal maupun eksternal dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Solusi

Untuk menjawab seluruh permasalahan yang ada, Arvexa Studio menghadirkan sebuah sistem ERP bagi PT Alpine Renewables Commodities. Sistem ini dibangun berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada di perusahaan. Solusi ini mencakup beberapa fitur utama, yaitu:

• Multi User & Role: Sistem memiliki beberapa peran (_role_) pengguna, sehingga setiap pengguna hanya dapat mengakses sistem sesuai dengan permission yang telah ditetapkan. Fitur ini memastikan pengguna tidak dapat mengakses data yang bukan menjadi haknya.

• CRUD Master Data: Sistem memungkinkan pengguna mengelola seluruh data utama, seperti data barang, pengguna, mata uang, ruang penyimpanan, serta data pembeli/penjual. Data ini menjadi acuan utama yang digunakan oleh fitur-fitur lainnya.

• Pembuatan Kontrak: Sistem mampu membuat surat penawaran lengkap untuk calon klien, baik untuk transaksi pembelian maupun penjualan. Seluruh kontrak yang dibuat akan otomatis di-_generate_ dalam format PDF untuk dikirimkan kepada klien.

• Ekspor/Impor: Fitur ini digunakan oleh pihak Bea Cukai dan tim internal untuk menginput nilai barang yang diekspor maupun diimpor, sekaligus memastikan seluruh barang telah sesuai dengan jumlah pada kontrak sehingga mudah diaudit.

• Gudang dan Produksi: Setiap pengguna di gudang dapat menginput data barang yang disimpan, yang kemudian digunakan untuk keperluan produksi maupun pencatatan barang hasil produksi.

• Laporan: Sistem melacak seluruh data, baik secara internal maupun eksternal, sehingga mempermudah proses audit.

Hasil

Implementasi sistem ERP memberikan sejumlah peningkatan signifikan bagi PT Alpine Renewables Commodities:

• Kemudahan dalam Audit: Seluruh data terekam secara otomatis dan terpusat dalam sistem, sehingga proses audit oleh pihak internal maupun eksternal dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.

• Efisiensi Operasional: Fitur pembuatan kontrak menyederhanakan proses penyusunan surat penawaran untuk calon klien, di mana nomor kontrak dan dokumen PDF di-_generate_ secara otomatis oleh sistem, sehingga mengurangi pekerjaan manual dan risiko kesalahan.

• Data Transparan: Fitur Gudang dan Produksi memungkinkan karyawan mencocokkan jumlah stok aktual di gudang dengan data sistem secara real-time, sekaligus mempermudah pelaporan stok kepada pihak manajemen.

• Kontrol Akses yang Aman: Penerapan multi-role dan permission memastikan setiap data hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang, sehingga keamanan dan integritas data tetap terjaga.

• Visibilitas Pergerakan Barang: Seluruh aktivitas ekspor, impor, penyimpanan, hingga produksi tercatat dalam satu sistem terintegrasi, memberikan gambaran menyeluruh atas pergerakan barang dari hulu ke hilir.

• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Ketersediaan laporan yang akurat dan terkini membantu manajemen dalam memantau kinerja operasional dan mengambil keputusan berbasis data.