Digitalisasi Operasional & Pelacakan Omset untuk SYP Consulting

Problem

SYP Consulting mengalami kesulitan dalam mencatat dan memantau laba dari seluruh proyek yang dikelola. Selain itu, perusahaan membutuhkan otomasi pada keseluruhan proses pengelolaan proyek untuk mengurangi pekerjaan manual yang memakan waktu dan rawan kesalahan.

Solusi

Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, Arvexa Studio berkolaborasi dengan Appex Studio menghadirkan sebuah sistem yang dirancang agar mudah digunakan dan selaras dengan SOP perusahaan. Fitur utama yang dikembangkan meliputi:

• Multi User & Role: Sistem memiliki beberapa peran (_role_) pengguna, sehingga setiap pengguna hanya dapat mengakses sistem sesuai dengan permission yang telah ditetapkan. Fitur ini memastikan pengguna tidak dapat mengakses data yang bukan menjadi haknya.

• Auto-Generate Quotation, SPK, dan Invoice Multi-Bahasa: Dengan klien yang berasal dari berbagai negara, sistem mendukung pembuatan dokumen dalam bahasa Indonesia, Inggris, dan Mandarin, sehingga seluruh dokumen dapat langsung di-generate dan dikirimkan kepada klien. Selain itu, karena SYP Consulting menaungi beberapa perusahaan, sistem mampu menghasilkan dokumen dengan format yang berbeda sesuai dengan entitas perusahaan yang digunakan.

• Reminders: Setiap pengguna memperoleh pengingat sesuai dengan tugas masing-masing, sehingga tidak perlu memeriksa setiap data secara manual untuk mengetahui mana yang perlu diperbarui.

• Audit Log: Seluruh perubahan data pada sistem tercatat dalam log, sehingga setiap aktivitas dapat dipertanggungjawabkan apabila terjadi kesalahan.

• Keamanan Data Sensitif: Karena perusahaan bergerak di bidang akuntansi dan menyimpan data sensitif milik perusahaan lain (seperti OSS, NIB, BPJS TK, Coretax, dan lainnya), sistem menerapkan enkripsi AES-256 sebagai lapisan keamanan tambahan agar data tidak dapat diakses sembarangan.

Hasil

Implementasi sistem memberikan dampak yang signifikan bagi SYP Consulting, di antaranya:

• Kemudahan Pelacakan Omset: Seluruh transaksi tercatat secara otomatis, sehingga perusahaan dapat memantau omset kapan saja tanpa perlu menyusun laporan secara manual.

• Operasional yang Lebih Efisien: Seluruh dokumen diproses secara otomatis, sehingga perusahaan tidak lagi perlu mengecek nomor surat secara manual atau membuka dokumen Word satu per satu.

• Pelacakan Customer yang Lebih Baik: Perusahaan dapat memantau riwayat dan aktivitas setiap customer dengan lebih mudah, sehingga pengambilan keputusan seperti pemberian diskon menjadi lebih tepat dan terukur.

• Akurasi & Akuntabilitas Data: Adanya audit log memastikan setiap perubahan data dapat ditelusuri, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan mempermudah penelusuran apabila terjadi sengketa.

• Keamanan Data yang Terjamin: Penerapan enkripsi AES-256 melindungi data sensitif milik klien, sehingga perusahaan dapat menjaga kepercayaan klien sekaligus memenuhi tanggung jawab atas kerahasiaan data.

• Penyajian Dokumen Profesional & Konsisten: Dokumen multi-bahasa dan multi-entitas yang di-_generate_otomatis memastikan setiap dokumen yang dikirim ke klien selalu rapi, konsisten, dan sesuai standar perusahaan.

• Produktivitas Tim Meningkat: Fitur reminders memastikan tidak ada tugas atau tenggat yang terlewat, sehingga alur kerja tim menjadi lebih teratur.